什么是协同办公系统？它的主要作用是什么？是一种新型的办公方式，主要是将计算机网络功能与现代化办公相结合。在传统的办公室基础之上，只要采用各种新技术、新机器从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在政府行政机关当中，绝大多数都是将办公自动化，称之为电子政务。在企事业单位，则被称之为OA，也就是办公自动化。通过实现办公自动化，即可优化现有的管理组织结构，对管理体制进行调整。在提高效率的基础上，能够增加协同办公的能力，强化决策的一致性。在日常的使用过程当中，还应当要对系统相关特点有所了解。
具有可扩展性与通用性等特点，具体的表现是系统设计，符合国家制定的电子政务标准。相应地功能操作与实现，都是基于WEB浏览器方式，例如：后台管理维护、统计等。技术的前瞻性，系统的每个平台，都可以采用开发语言与开发工具，确保系统设计与开发上的适用性。
稳定性、安全性及容错性，协同办公系统采用严格的身份认证，确保系统使用和信息传递的安全性。在数据备份、防病毒等方面，也有着具体的解决方案，让系统不会因为程序方面的问题而中断服务。整体性与统一性，系统中采用地协议，信息格式及接口标准，都是符合国家标准。能够确保各个平台，在数据层及应用层的快速顺畅的数据交换，在设计风格与管理界面等方面，则保持严格的统一性。
在今后的发展过程当中，对于一个企业来说，想要提高自身竞争力，提高相应地工作效率，就应当要使用到协同办公系统。现如今，越来越多的企业，开始使用SFA。