确定收录范围，指弄清数据库收录的内容特征。在数据库的介绍中，一般会对此作出说明，如“早期英文书籍在线”（Early English Books Online）的介绍，一般会说明其收录的数量（12.5万余种、超过2250万页英文著作）、时段（1473—1700年之间）、类型（名家著作、皇家条例及、军事、教和其他公共文件、年鉴）、学科范围（历史、语言、音乐、美术、物理学、妇女研究）等。但确定内容特征有时也会有一定的困难，上文提及的总库与子库的情况是其中之一。有的数据库有很多子库，但图书馆一般只会选择部库购买，而标引时却用总库名称，这样就很难知道该库在某一具体馆中的子库收录情况。另一种情况是，很多图书馆会选择数据库中与本校教学科研密切的模块来购买，从而导致即便没有子库的数据库，在各馆中收录内容差异也较大。比如Sage期刊库，有的馆（如首都师范大学）购买了500多种现刊，有的馆（如大学）则购买了800多种现刊。同名数据库各馆收藏不同，会让同一检索在不同的馆藏出现差异甚至差别较大。此外，有的数据库以模块形式呈现，模块下内容较多，而模块名称却未必能完整展现其收录内容。如ProQuest历史库的一个模块“越南战争和美国外交政策（1960—1975年）”（Vietnam War and American Foreign Policy，1960—1975）是一个单一的数据库，从其名称来看，只能判断其与越战有关。但这个数据库收录内容广泛，含有104个子辑，内容极其丰富，比如有成系列的美国委员会文件、委员会会议记录，从肯尼迪到尼克松时期的文件等，实际上是战后到20世纪70年代美国外交史研究的重要资源。像这类数据库，不了解其子辑内容就没法深入利用。
定名与定性是我们利用外文数据库的起步工作。接下来，就可以大体判断某一数据库与我们所从事研究的关系，从而确定是否要加以搜集和利用。类似于做专题文献书目一样，在从事一项专题性的学术研究时，也要围绕该研究搜集在线资源，做一个专题数据库的列表。需要注意的是，这些专题数据库搜集时面不能过窄，它们不仅要包括与某一研究直接相关的数字资源，也要包括一些宏观性质的及可能相关的其他数据库。如研究两次世界大战期间英国的绥靖外交，首选当然是英国的外交档案以及重要人物的文件集，如收录了60余册《英国外交政策文件，1919—1939年》的“英国海外政策文件”（Documents on British Policy Overseas）数据库、内维尔·张伯伦和奥斯丁·张伯伦的文件集（The Papers of Neville Chamberlain； The Papers of Sir Austen Chamberlain）、“丘吉尔档案”（Churchill Archive），次选是这一时期的内阁文件（Cabinet Papers）和文件的系列数据库（U.K.Parliamentary Papers， House of Commons Parliamentary Papers， Hansard等），最后是反映当时动向的重要报刊，如“大英图书馆”（British Library Newss）、《泰晤士报》《每日电讯报》《伦敦新闻画报》《图画邮报》等。同时，通过“英国机密印刷件：，1824—1961年”（Confidential Print： North America， 1824—1961）、“英国：美国通信”（British Foreign Office： United States Correspondence）、“英国档案：日本，1919—1952年”（Foreign Office Files for Japan，1919—1952）、“英国档案：中国，1919—1980年”（Foreign Office Files for China，1919—1980）等英国档案数据库，以及美国、日本、、、等国家的外交档案数字资源，可了解围绕英国绥靖行动有关国家的互动。以上搜集偏重于两次世界大战期间与英国有关、相对原始的文献，也不能忽略一般的通用数据库，比如图书资源（约50种）、期刊资源（约30种）、学位论文资源（十余种）等。