广州五十铃客车有限公司是由广州汽车集团有限公司、日本五十铃自动车株式会社和五十铃投资公司投资的中外合资企业。公司引进日本五十铃先进的客车制造技术,生产五十铃20世纪90年代末投放市场的GALA SHD和GALA mio系列新型大、中型豪华客车。
随着IT技术的飞速发展,Internet/Intranet技术和电子商务的广泛应用,企业面临的竞争发生了根本性变化,如顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短,竞争日趋激烈等。在这种形势下,企业管理必须转变:从生产导向向市场导向转变,从粗放经营向成本控制转变,从部门管理向企业级协同管理转变。
目前国内很多企业在经营中遇到了诸多困难,如销售不畅、三角债泛滥、资金匮乏、库存积压、生产管理成本高等。形成这种现象的原因固然是多方面的,但有一个共同点,那就是忽视以计算机管理为基础的财务业务信息一体化的建设。各部门不能及时得到相关信息,尤其业务部门与财务部门不能很好沟通,造成结算拖延、坏账损失加大、信用下降、库存与账目不符等弊端,财务对各购销存业务的发生情况也无法做到有效。作为企业整体来讲,根本不能形成完整的分析决策体系。
五十铃管理信息系统以财务业务协同为目标,以库存控制为重点,将企业的实际业务和用友财务软件相结合,主要使用财务系统和购销存系统两大子系统,实行财务与业务的全面集成,对企业物流、资金流和信息流进行同步管理,使企业资源达到最佳配置状态,提高企业获利能力。下面将对其业务处理流程进行分析,探寻其流程管理中的经验。
五十铃的采购业务由其采购部来执行。采购业务发生后,采购部将采购录入采购管理系统,采购物料入库时,采购部储运科根据验收单在库存管理系统中录入入库单;财务部根据采购和物料验收单据进行采购结算,系统自动生成相关凭证,登记相关库存账。
在五十铃管理信息系统中,库存管理系统从物流的角度来加强对存货的管理,而存货核算系统则是从资金流的角度来加强对存货的成本管理。库存系统录入各种出入库单,登记出入库台账;存货核算系统生成存货成本的凭证传递到总账。
财务系统由总账、工资管理、固定资产、应收款管理、应付款管理、成本管理、UFO表和现金流量表等模块组成。内部各模块之间自动传递数据,财务系统和购销存系统之间自动传递数据,其数据传递关系如图所示。
在各子系统直接录入原始单据,由计算机自动生成记账凭证传入总账系统,并且自动登记各相关账户。出、入库单、信息一次录入,仓库、财务以及各业务部门共同使用,“数出一门,全厂使用”,实现了数据共享和信息的有机集成。解决了长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账以及财务与业务部门账账不符,账证不符的问题,真正实现了财务和业务的协同。